PREVENTION - ORGANISATEURS DE SOIREES

RESPONSABILITÉS RÉGLEMENTAIRES ET ASSURANTIELLES

La notion de responsabilité

Organiser un évènement, ce n’est pas toujours simple. Il y a des impératifs en termes de législation, qui sont essentiels à savoir. Mais, qu’est-ce que c’est la responsabilité ? On peut la définir comme étant l’obligation d’assumer la responsabilité d’un dommage devant la justice, et d’en assumer les conséquences civiles, pénales … En somme, la responsabilité, c’est le devoir de répondre de ses actes quand quelque chose tourne mal.

Le responsable :

• Personne physique ou morale qui doit rendre compte et répondre de ses actes ou de ceux des personnes dont elle a la garde ou la charge.

• Personne physique ou morale qui doit réparer les dommages causés volontairement ou non Lorsqu’une association étudiante organise son événement, elle doit rendre des comptes en cas de problème.

Lors de l’organisation d’une soirée, elle doit faire face à ses responsabilités de deux manières : en limitant le maximum la prise de risques lors de l’évènement, et en s’assurant.

Le volet assurantiel

Chaque association étudiante (association loi 1901), a obligation d’être assurée, et que cette assurance couvre la sécurité des biens (comme les locaux à sa disposition), les personnes sous sa garde (les membres du BDE) et les évènements qu’elle organise. Attention, il est très important de distinguer la responsabilité civile « classique » et la responsabilité civile « organisateur », essentielle lorsque vous voulez organiser des évènements étudiants. Pourquoi ? Parce qu’il faut que vous puissiez couvrir les participants à votre soirée, les locaux que vous utilisez, et les éventuels problèmes.

Être une asso responsable, c’est être une asso assurée et rassurante. Parce qu’on le sait bien, organiser une soirée, ce n’est pas sans risque… Il faut savoir que la responsabilité de l’asso peut être engagée en cas de dommages corporels et de dégâts matériels ou dégradations, de bagarres, de vols lors de la soirée. En cas de survenue d’un accident, c’est bien l’association qui peut être tenue responsable, et plus encore, la responsabilité pénale des dirigeants peut être engagée. Quelques éléments essentiels à vérifier concernant votre couverture :

• Tous les événements que j’organise sont-ils couverts ? Soirée, voyage, week-end, compétition sportive… ? Ont-ils bien été déclarés avant l’évènement ?

• Une limitation de nombre de participants existe-t-elle ?

• Lors d’un évènement, quel est l’espace couvert ? L’espace extérieur (abords) est-il pris en compte, si oui jusqu’où ? (ex : coin fumeurs)

• Quels éléments ne sont pas pris en compte dans mon assurance ? Il faut alors se renseigner auprès de votre assureur pour obtenir une extension (parfois auprès d’un autre assureur).

La sécurité de l’événement

Afin de prévenir des désagréments potentiels, il peut être judicieux de faire appel à un service de sécurité pour votre évènement (gestion des flux, écarts de comportement/conduite, non-respect du règlement, de la sécurité, de la loi… Cela peut d’ailleurs être exigé par les autorités administratives. Si vous organisez votre évènement dans un bar ou une boîte, un vigile ou une équipe peut déjà y travailler. Pour estimer la sécurité nécessaire, comptez 1 personne de la sécurité pour 40 participants.

En cas de personnes blessées ou qui se sentent mal, il faut au minimum prévoir un espace calme avec des personnes formées aux premiers secours (zone calme et aérée/Chill-out). Vous avez la possibilité de faire appel à des organismes tels que la Croix-Rouge ou la protection civile. Attention, il faut s’y prendre à l’avance pour entamer les démarches (au moins 1 mois), ainsi qu’un budget. Prenez le temps en amont de l’événement pour vous coordonner (STAFF BDE/ Sécurité/Secourisme) sur vos périmètres et attentes respectifs, cela ne peut que contribuer au bon déroulement de la soirée.

La gestion du bar et la vente d’alcool

Il est possible de vendre de l’alcool lors de sa soirée étudiante ou son week-end d’intégration, attention cependant aux nombreuses règles à respecter (Licence III et parfois Licence IV si le lieu de l’évènement en possède une). Attention aux mineurs qui peuvent être présents lors de vos évènements ! Il est interdit de leur vendre ou de leur servir toute boisson alcoolisée : cela constitue un délit, qui est passible d’une amende de 7 500 €.

Vous trouverez en pièce jointe la fiche prévention organisateurs de soirée rédigée par Wellness Center HEYME.